Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä: Puheen ja kielen tutkimuksen yhdistys ry

2. Yhteystiedot:

Verkkosivut: www.puhejakieli.fi

Postiosoite: Puheen ja Kielen tutkimuksen yhdistys ry, PL 346, 00101 Helsinki

Sähköposti: sihteeri@puhejakieli.fi

Rekisteriä ylläpitävä henkilö: Puheen ja kielen tutkimuksen yhdistyksen tiedotussihteeri

(tiedotus_sihteeri@puhejakieli.fi)

Tietosuojavastaava: Eva Ståhlberg-Forsen (eva.stahlberg-forsen@helsinki.fi)

3. Rekisterin nimi: Puheen ja kielen tutkimuksen yhdistyksen ry:n jäsenrekisteri sekä Puhe ja kieli -lehden tietokanta.

4. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa. Jäsenrekisteriä tarvitaan yhdistyksen toimintaan (jäsenasioiden hoitaminen, tiedottaminen, jäsenmaksujen kerääminen, Puhe ja kieli -lehden lähettäminen). Yhdistyksen kustantaman Puhe ja kieli -lehden toimitus pitää lisäksi yllä tietokantaa lehden kirjoittajista ja arvioitsijoista voidakseen toimittaa Puhe ja kieli -lehteä parhaalla mahdollisella tavalla. Lisäksi Puheen ja kielen tutkimuksen yhdistys kerää henkilötietoja (nimi, osoite, sähköpostiosoite) Puheen ja kielen tutkimuksen päivien käytännön järjestelyitä varten tilaisuuksiin ilmoittautuneilta henkilöiltä ilmoittautumisen yhteydessä. Näitä tietoja kerätään ainoastaan kyseisen tilaisuuden järjestämistä varten ja tiedot hävitetään seuraavan toimintavuoden päätyttyä.

5. Rekisterin tietosisältö. Puheen ja kielen tutkimuksen yhdistyksen jäsenrekisteriin talletetaan seuraavat tiedot: jäsenen etu- ja sukunimi, posti- ja sähköpostiosoite, jäsentyyppi (opiskelija-/ varsinainen/kunniajäsen), liittymis- ja jäseneksi hyväksymispäivä sekä jäsenlaskun laskutusmuoto (sähköinen/paperinen). Lisäksi, koska kyseessä on tieteellinen yhdistys, talletetaan jäsenen ilmoittama tieto koulutuksesta, ammatista ja työpaikasta. Näitä tietoja yhdistys tarvitsee suunnatakseen toimintansa mahdollisimman mielekkääksi jäsenistölleen. Jäsenrekisteriin talletetut tiedot hävitetään jäsenyyden päättyessä. Puhe ja kieli -lehden toimituksen ylläpitämään tietokantaan talletetaan lehdessä julkaistujen artikkeleiden nimet ja kirjoittajatiedot sekä tiedot artikkelien ulkopuolisista arvioinneista (arvioitsijat, arviointisuositukset).

6. Säännönmukaiset tietolähteet. Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevan henkilön omalla ilmoituksella jäsenanomuskaavakkeesta. Puhe ja kieli -lehden toimituksen ylläpitämään tietokantaan tiedot kerätään lehden normaalin toiminnan kautta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset. Yhdistyksen jäsenten tietoja käsittelevät seuraavat tahot yhdistyksen toimihenkilöiden lisäksi. Yhdistys ostaa talouspalveluja ulkopuoliselta taloushallinnon yritykseltä Balance-Team Oy:lta, ja jäsenten nimi-, osoite- ja jäsentietoja luovutetaan em. yritykselle yhdistyksen jäsenlaskutuspalveluiden toteuttamiseksi. Puhe ja kieli -lehti lähetetään yhdistyksen jäsenille jäsenetuna ja Yliopistopaino Oy (Juvenes Print) hoitaa lehden lähettämisen. Yhdistyksen jäsenten nimi- ja osoitetiedot luovutetaan Juvenes Printille jäsenlehden lähettämistä varten. Yhdistyksen verkkosivut ovat Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) tarjoamalla verkkoalustalla. Puheen ja kielen tutkimuksen yhdistys on tehnyt tietojen käsittelysopimuksen Balance Team Oy:n, Yliopistopainon ja TSV:n kanssa varmistaakseen jäsentensä tietojen asianmukaisen käytön.

8. Tietojen luovutukset EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle. Puhe ja kieli -lehden toimitus käyttää toiminnassaan Google Docs -pilvipalvelua.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Jäsenrekisterin käyttöoikeus on yhdistyksen hallituksen nimeämillä toimihenkilöillä (tiedotussihteeri, sihteeri), jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Yhdistyksen verkkosivuilla käytetään SSL-salausta.

10. Rekisteröidyn oikeudet tarkistaa ja korjata tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua. Tarkastus- ja/ tai korjauspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti yhdistyksen tiedostussihteerille. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä.

Puheen ja kielen tutkimuksen yhdistyksellä on oikeus päivittää tietosuojaselostetta. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty elokuussa 2018.

 

DATASKYDDSBESKRIVNING

1. Registeransvarig: Finsk förening för tal- och språkforskning rf

2. Kontaktuppgifter:

Webbsidor: www.puhejakieli.fi

Postadress: Finsk förening för tal- och språkforskning rf, PB 346, 00101 Helsingfors

E-postadress: sihteeri@puhejakieli.fi

Person som underhåller registret: informationssekreteraren för Finsk förening för tal- och språkforskning (tiedotus_sihteeri@puhejakieli.fi)

Dataskyddsansvarig: Eva Ståhlberg-Forsén (eva.stahlberg-forsen@helsinki.fi)

3. Registrets namn: Finsk förening för tal- och språkforskning rf:s medlemsregister samt databas för tidskriften Puhe ja kieli.

4. Registrets ändamål. Behandlingen av personuppgifter baserar sig på Föreningslagslagens (503/1989) föreskrift om skyldighet att föra förteckning över medlemmar. Medlemsregistret behövs för föreningens verksamhet (skötsel av medlemsärenden, informationsgivning, insamling av medlemsavgifter, distribution av tidskriften Puhe ja kieli). Redaktionen för tidskriften Puhe ja kieli, som bekostas av föreningen, upprätthåller en databas för att distribuera tidskriften på bästa möjliga sätt. Databasen består av tidskriftens författare och referenter. Föreningen för tal- och språkforskning samlar även in personuppgifter för praktiska arrangemang i samband med utbildningsdagarna Puheen ja kielen tutkimuksen päivät. Uppgifterna insamlas av de anmälda i samband med anmälan. Uppgifterna insamlas endast för att organisera dessa dagar och raderas efter utgången av följande verksamhetsår.

5. Registrets sakinnehåll. I medlemsregistret för Finsk förening för tal- och språkforskning registreras följande uppgifter: medlemmens för- och efternamn, adress och e-postadress, medlemstyp (studerande-, /ordinarie/hedersmedlem), dag för ansökan om medlemskap och dag för godkännande av medlemskap samt faktureringsform för medlemsfakturan (elektronisk form/pappersform). Därtill, eftersom det är frågan om en vetenskaplig förening, lagras de uppgifter medlemmen uppger om utbildning, yrke och arbetsplats. Föreningen behöver dessa uppgifter för att rikta sin verksamhet så meningsfullt som möjligt till sina medlemmar. Uppgifterna som lagrats i medlemsregistret raderas när medlemskapet upphör. I databasen som upprätthålls av redaktionen för tidskriften Puhe ja kieli registreras namn på artiklar som publicerats i tidskriften samt uppgifter om artikelförfattare och utomstående referentgranskningar (referenter, rekommendationerna från referentgranskningar).

6. Regelmässigt använda informationskällor. Uppgifterna som lagras i medlemsregistret fås när personen själv uppger dessa i blanketten för ansökan om medlemskap. Uppgifterna till databasen som upprätthålls av redaktionen för tidskriften Puhe ja Kieli insamlas i samband med tidskriftens normala verksamhet.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter. Föreningens medlemmars uppgifter behandlas, förutom av föreningens funktionärer, av följande partners. Föreningen köper ekonomitjänster av Balance-Team, ett utomstående företag inom finansiell förvaltning. Medlemmarnas namn-, adress- och medlemsuppgifter överlåtes till nämnda företag för att medlemsfaktureringstjänsterna ska förverkligas. Tidskriften Puhe ja kieli sänds till föreningens medlemmar som medlemsförmån och Yliopistopaino Oy (Juvenes Print) sköter distributionen av tidskriften. Medlemmarnas namn- och adressuppgifter överlåtes till Juvenes Print för distribution av medlemstidskriften. Föreningens webbsidor finns på en webbplattform som erbjuds av Vetenskapliga samfundets delegation (VSD). Föreningen för tal- och språkforskning har uppgjort ett avtal om behandling av personuppgifter med Balance Team Oy, Yliopistopaino Oy och VSD för att försäkra sig om att medlemmarnas uppgifter behandlas korrekt.

8. Överföring av uppgifter till stater utanför EU eller ETA. Uppgifter lämnas inte ut till stater utanför EU eller ETA. Redaktionen för tidskriften Puhe ja Kieli använder Google Docs-molntjänster i verksamheten.

9. Principer för skydd av registret. Registeransvariga ansvarar för att uppgifterna behandlas förtroligt. Rätt att använda registret har de personer som blivit utsedda av styrelsen och som behöver uppgifterna för att sköta sina uppdrag (informationssekreteraren, sekreteraren). Föreningens webbsidor använder SSL.

10. Den registrerades rätt till att granska och korrigera uppgifter. Den registrerade har rätt att granska och uppdatera de uppgifter som berör den registrerade själv samt att begära att felaktiga uppgifter korrigeras. Begäran om att granska och/eller korrigera uppgifter bör framföras skriftligt till föreningens informationssekreterare. Uppgifterna korrigeras av den person som underhåller registret.

Föreningen för tal- och språkforskning förbehåller sig rätten till att uppdatera dataskyddsbeskrivningen. Denna dataskyddsbeskrivning har uppdaterats i augusti 2018.